為什么要考慮人的因素和工作習慣

　　所有的項目工作都是通過人來實施的。如果不考慮人的因素，目標很難實現。也就是說成功的項目管理或者提高項目的績效，需要考慮人的一些內在因素，以及人們的工作習慣、人們的一些自然屬性或者天性，同時采用一些創(chuàng)新的管理思維方法來開展項目管理。這種新的方法，一方面要考慮人的因素，另外也要考慮便于管理和便于跟蹤。

圖11-1 提高項目管理考慮人的因素

　　造成項目工期拖延的原因

　　1.學生綜合癥

　　在學生時代，經常會碰到這樣一種現象，老師在課堂上布置一個作業(yè)，比如要提交一份學習報告，通常一周時間可以完成報告，但往往學生要求兩周再交作業(yè)，也就是說在時間估算的時候通常會增加一個隱藏的裕量，或者是安全裕量。本來是一周可以完成的工作，但學生請求老師允許兩周完成作業(yè)。如果老師同意學生的要求，答應學生們在兩周之后再交報告，結果會什么樣呢?

　　表11-1 估算中的隱藏裕量

　　在多數情況下，學生可能選在第二周開始的時候開始寫這份報告。也就是說第一周他把空閑時間安排去做其他工作，從第二周才開始寫?？赡苓€有部分同學在第一周時間過去之后，并沒有及時地開展自己的工作，而是又拖延一天，兩天，甚至三天，這樣一來，他的報告就不可能如期完成，即使靠加班加點如期完成也嚴重影響了報告質量。

　　表11-2 學生綜合癥(StudentSyndrome)

　　假設這個報告的完成要花5天時間，如果在第二周的星期三才開始這個工作的話，那么整個工作就要往后拖延。我們把這種情況稱之為學生綜合癥。

　　有些人又把這種習慣帶到現在的工作當中。有統計表明，學生綜合癥在很多項目、很多工作當中都得到了普遍的反映。因此這里總結出一條帕肯森定律。

　　2.帕肯森定律(Parkinson’s Law)

　　工作總是拖延到它所能夠允許最遲完成的那一天(Workexpands to fit the allotted time.)。

　　也就是說如果工作允許它拖延、推遲完成的話，往往這個工作總是推遲到它能夠最遲完成的那一天，很少有提前完成的。大多數情況下，都是項目延期、工作延期，或者是勉強按期完成任務。

　　3.項目延期原因分析

　　除了學生綜合癥所起的作用之外，還因為在通常工作當中，提前完成工作的人不但不受獎，反而會受罰。

　　為什么提前完成工作不會受獎而會受罰呢?

　　試想，如果你的公司老板交給你一項工作，計劃10天完成，如果你用一周時間把它做完了，老板會有什么反應?他會認為可能這個工作本來就不需要10天時間，你在一周之內完成是非常自然的事情。因此你不會因為提前完成工作而得到老板表揚。如果第二次安排一個同樣任務，項目計劃就會從原來的10天縮短為7天，也就是說提前完成任務帶來的結果是為下一個任務增加了難度。

　　類似情況也存在于產品銷售中，或者工人加工生產產品的數量中，導致的后果是工作定額、銷售績效的定額總是每月或者每年增加。這樣造成了有些銷售人員本來有潛力可以使銷售額做得更大，銷售更多的產品，但是他不會選擇這種做法，而是有所保留。因為他擔心如果他今年銷售額突破一個新高的話，很可能會導致明年有更高的一個績效作為考核的基本水平，由于這種擔心，每個人工作都會有一定保留，存在一定的安全裕量或者是隱藏安全裕量。

　　在這種條件下，與學生綜合癥結合在一起，導致了很少出現項目提前完成或者工作提前完成的現象，而多數都是項目延期、拖延。這是造成項目工期拖延的一個根本原因。

　　4.如何改進項目的管理

　　那么，怎么根據人的特點，根據帕肯森定律，根據學生綜合癥的工作習慣和特點，改進項目的管理?關鍵鏈法就是針對以上情況的解決辦法。

　　關鍵鏈法和關鍵路徑法的區(qū)別是：關鍵路徑法是工作安排盡早開始，盡可能提前。而關鍵鏈法是盡可能推遲。

　　關鍵鏈法的提出主要基于兩方面的考慮：

　　(1)如果一項工作盡早開始，往往存在著一定的松馳量、時間浮動和安全裕量，那么這個工作往往推遲到它最后所允許的那一天為止。這一期間整個工作就沒有充分發(fā)揮它的效率，造成了人力、物力的浪費。如果按照最遲的時間開始做安排，沒有浮動和安全裕量，無形當中對從事這個項目的工作人員施加了壓力，他沒有任何選擇余地，只有盡可能努力地按時完成既定任務。這是關鍵鏈法所采用的一種思路。

　　(2)在進行項目估算的時候，需要設法把個人估算當中的一些隱藏的裕量剔除。經驗表明，人們在進行估算的時候，往往是按照能夠100%所需要的時間來進行時間估算。在這種情況下，如果按照50%的可能性，只有一半的可能性能夠完成任務，有50%的可能性又要延期，這樣就大大縮短原來對工作的時間估算。

　　按照平均規(guī)律，把項目中所有的任務都按照50%的概率進行項目的時間估算，結果使項目整個估算時間總體壓縮了50%，如果把它富余的時間壓縮出來，作為一個統一的安全備用，作為項目管理的一個公共資源統一調度、統一使用，使備用的資源有效運用到真正需要它的地方，這樣就可以大大縮短原來項目的工期。

　　關鍵鏈法舉例

　　比如從事一個簡單的項目，這個項目包括這樣幾個任務，第一個任務是項目的設計，通常需要10周的時間，如果按50%的可能性進行估計，把估算的時間壓縮一半，即5周內完成。第二個任務是兩個階段的開發(fā)工作，即開發(fā)一和開發(fā)二，假設每個開發(fā)的工作都需要大約20周的時間，我們在估算中分別給它安排10周，也就是說大概有一半的概率可以在10周內完成。類似的我們把剩下的工作——項目的文檔工作也按照一個比較嚴格的估計——10周，項目的測試工作也是5周，這樣我們把隱藏的裕量都予以扣除。如果在不考慮資源限制的情況下，這個項目的順序應該是設計、開發(fā)、文檔工作、項目的測試，按照關鍵鏈法進行估算，這個項目的完成時間總數只需要20周。這是一個非常嚴格的估算，很可能相應工作在實現周期內是不能完成的，還要進一步用關鍵鏈法來進行管理和控制，如下表。

　　表CCM舉例：逆序排程+ALAP+估算(無裕量) 11-3　　

　　如果項目的開發(fā)人員在第一階段和第二階段都是相同的人員，而且人員有限，使得開發(fā)一和開發(fā)二只能串行進行，在這種情況下，這個工作整個在開發(fā)時增加10周，使得原來的估算從20周變?yōu)?0周。這種狀況并沒有改變原來的估算性質，仍然是50%的概率，只有50%實現的可能性。

　　【總結】

　　在學生時代，可能很多人都碰到過這樣一種現象，就是非到最后關頭才匆匆忙忙完成任務，甚至交差了事。這就是學生綜合癥。這種現象也經常存在于我們的日常工作、生活當中，有人把它稱為帕肯森定律，也就是工作總是拖延到它所能夠允許最遲完成的那一天。這種情況造成的后果是不能完成任務，造成工作延期、項目延期，有些也只是勉強完成任務。

　　造成這種情況的原因除了人的特點之外，還因為工作提前完成不會受獎反而受罰。根據人的特點和帕肯森定律，在項目管理學中引出了一條新的概念——關鍵鏈法。也就是說，工作盡可能推遲，沒有浮動和安全裕量，這無形中對項目工作人員施加了壓力，使他沒有選擇的余地，只能盡可能地完成既定的任務，同時又縮短了原來對工作的時間估算。

　　關鍵鏈法的好處是最大限度地發(fā)揮工作人員的積極性和效率，可以提高項目的績效;在項目管理中便于抓住重點，對重點工作進行管理;提前完成項目。