論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

【摘要】

2013年2月，我參加了╳╳市物價(jià)局發(fā)起的物價(jià)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理，該系統(tǒng)提供物價(jià)監(jiān)測預(yù)警等十四項(xiàng)主要業(yè)務(wù)功能，建設(shè)費(fèi)用480萬元，歷時(shí)11個(gè)月于2013年12月成功上線并順利通過了用戶的驗(yàn)收。本文結(jié)合作者的實(shí)踐，以該項(xiàng)目為例探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理，主要遵從制定范圍管理計(jì)劃、范圍定義、建立WBS、范圍驗(yàn)證和范圍控制5個(gè)典型的過程進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理。在該項(xiàng)目的范圍管理過程中，在制定范圍管理計(jì)劃的基礎(chǔ)上，通過訪談和原型展示收集需求，通過逐層分解和滾動規(guī)劃制定WBS，重視局部范圍確認(rèn)，通過剛性合同和柔性溝通相結(jié)合的方法做好氛圍變更控制，取得了較好的效果。本論文的最后部分總結(jié)了我在該項(xiàng)目整體管理方面的經(jīng)驗(yàn)和不足。

【正文】

╳╳市物價(jià)信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目是在政府加強(qiáng)對市場物價(jià)調(diào)控能力的背景下于2013年2月由╳╳市物價(jià)局啟動的，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)金額為480萬元，其中軟件部分為360萬元。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)11個(gè)月于2013年12月通過客戶方的驗(yàn)收。

該項(xiàng)目旨在建立一套集物價(jià)信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價(jià)格監(jiān)測預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、12358投訴舉報(bào)聯(lián)動、農(nóng)村價(jià)格信息互動服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺及物價(jià)門戶網(wǎng)站等十四個(gè)子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用J2EE體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn)B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用eclipse（Helios Service Release 1），數(shù)據(jù)庫采用Oracle11g。

由于系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大（涵蓋物價(jià)部門幾乎所有業(yè)務(wù)），建設(shè)時(shí)間緊（建設(shè)期限為11個(gè)月），涉及的干系人多（內(nèi)部干系人包括項(xiàng)目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括9個(gè)區(qū)縣物價(jià)局的

相關(guān)人員），參與的項(xiàng)目成員多（高峰時(shí)達(dá)到31人，我將小組成員分為集成組、軟件一組（負(fù)責(zé)WEB開發(fā)）、軟件二組（負(fù)責(zé)手機(jī)客戶端開發(fā)）三個(gè)小組），采購的貨物眾多（網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺、數(shù)據(jù)庫、觸摸屏等）等特點(diǎn)，為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的范圍管理，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項(xiàng)目的成功。本文將圍繞該項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。

項(xiàng)目范圍管理就是確保項(xiàng)目做且只做所需的全部工作，其過程主要在于定義和控制哪些工作應(yīng)該包含在項(xiàng)目內(nèi)，哪些工作不應(yīng)該包含在項(xiàng)目內(nèi)。當(dāng)我接收該項(xiàng)目的時(shí)候，我非常清楚，項(xiàng)目范圍是一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的龍頭，是一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目能否成功的前提，它是實(shí)施和驗(yàn)收等后續(xù)項(xiàng)目工作的依據(jù)，范圍管理做得好，后續(xù)工作才能順利。

鑒于對范圍管理重要性的認(rèn)識，考慮到在市級物價(jià)局做這樣全方位的物價(jià)管理系統(tǒng)在省內(nèi)還是第一家，在我公司也是第一次，因而項(xiàng)目一開始我就高度重視范圍管理，我們遵循制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃、定義范圍、制定WBS、范圍確認(rèn)和范圍控制五個(gè)典型的范圍管理過程來進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理。下面介紹我的具體做法。

一、制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃

凡事遇則立，不預(yù)則廢。進(jìn)行項(xiàng)目的范圍管理也是如此。項(xiàng)目啟動后不久，在了解項(xiàng)目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項(xiàng)目成員制定了一個(gè)大致的《項(xiàng)目管理計(jì)劃》，然后和項(xiàng)目組一起，在《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的總體輪廓下，依據(jù)該項(xiàng)目的章程和項(xiàng)目的初步范圍，制定了《項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》（初稿），為范圍管理的后續(xù)過程提供指南和依據(jù)。我們制定的《范圍管理計(jì)劃》的大致內(nèi)容是：如何進(jìn)行范圍的定義、確認(rèn)和控制，以及如何進(jìn)行WBS的分解。

二、定義范圍

在定義范圍和調(diào)研需求方面，我花了相當(dāng)多的時(shí)間和精力，目的就是要把項(xiàng)目需求這一源頭搞清楚；在調(diào)研需求和定義范圍過程中，我們主要采用的是訪談、會議和原型展示相結(jié)合的需求調(diào)研方法。初期我們主要采用訪談和會議，我將分

析人員分成幾個(gè)小組，每組2-3人，各小組根據(jù)區(qū)域劃分深入市局各科室和區(qū)縣物價(jià)局，與一線科員進(jìn)行深入交流，了解他們的工作過程、存在的問題，以及他們對未來系統(tǒng)的期望等，每個(gè)地方駐點(diǎn)一周，每個(gè)地點(diǎn)駐點(diǎn)完成后要提交一份調(diào)研報(bào)告給我，每周（一般是周一早上）所有系統(tǒng)分析人員要召開一次碰頭會，總結(jié)和交流需求調(diào)研的情況，會后形成匯總的需求調(diào)研報(bào)告。第一輪調(diào)研工作完成后，我們形成了《項(xiàng)目范圍說明書（初步）》，然后我組織開發(fā)人員根據(jù)初步的范圍說明書開發(fā)出系統(tǒng)原型，再由分析人員到各單位向系統(tǒng)未來的使用人員進(jìn)行演示，進(jìn)行了第二輪的需求調(diào)研?？蛻粼谶@一輪的需求調(diào)研中表現(xiàn)出了較高的積極性，提出了很多建設(shè)性的意見，我們匯總這些意見后形成了《項(xiàng)目范圍說明書（2.0版）》，根據(jù)2.0版的范圍說明書，我再次組織開發(fā)人員進(jìn)行原型開發(fā)，如此反復(fù)了幾次之后客戶對系統(tǒng)的需求基本定下，我找建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)對《項(xiàng)目范圍說明書》進(jìn)行了簽字確認(rèn)，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對其進(jìn)行修改了。同時(shí)我們也編制了一份《系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》，作為項(xiàng)目組內(nèi)部設(shè)計(jì)及后續(xù)開發(fā)、測試等的依據(jù)。在《項(xiàng)目范圍說明書》中我們以客戶能懂的語言描述了系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能、項(xiàng)目過程中需要提交的交付物、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件和項(xiàng)目的進(jìn)度里程碑等。另外，我們對系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說明。

三、制定WBS

《項(xiàng)目范圍說明書》得到用戶確認(rèn)后，我們進(jìn)行了WBS分解。WBS的分解是一項(xiàng)非常重要的工作，好的WBS結(jié)構(gòu)能使得原來看起來非?；\統(tǒng)、模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰起來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)變清晰。由于WBS分解涉及到將要開展的具體工作，所以將來要做這些工作的項(xiàng)目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓小組的組長和骨干成員都參與到WBS的分解中。實(shí)踐證明這樣做既符合后續(xù)軟硬件設(shè)計(jì)、編碼、實(shí)施人員的實(shí)際水平，又能得到他們最大程度的認(rèn)同。我們進(jìn)行WBS分解時(shí)制定了如下原則：在各層次上都保證項(xiàng)目的完整性；一個(gè)工作單元只從屬于一個(gè)上層工作單元；相同層次的工作包應(yīng)有相同性質(zhì)；工作單元應(yīng)便于進(jìn)行進(jìn)度和成本的控制；工作包一般不大于80小時(shí)；采用滾動規(guī)劃，不求一次把所有工作包都分解出來。據(jù)此我們的WBS分成四層，第一層是按照子系

統(tǒng)劃分的，包括十四個(gè)子系統(tǒng)和項(xiàng)目管理；第二層是按定義需求、設(shè)計(jì)、編碼、測試、驗(yàn)收等生命周期來劃分的；第三層是對第二層的進(jìn)一步細(xì)化，比如定義需求又分成需求調(diào)研、需求分析、需求定義和需求驗(yàn)證等；第四層是對第三層的進(jìn)一步細(xì)分，比如需求調(diào)研又分成客戶現(xiàn)場訪談、會議、建立原型等。對于WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們在WBS字典中加以描述。WBS分解是一項(xiàng)很重要的工作，在這一過程中我們發(fā)現(xiàn)《項(xiàng)目范圍說明書》中存在較多不明確的方面，通過WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)就確定了。

四、范圍確認(rèn)

項(xiàng)目可交付成果、子功能被開發(fā)出來之后，我們項(xiàng)目組內(nèi)部先對其進(jìn)行評審和測試，通過后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行范圍確認(rèn)（即驗(yàn)收）。由于該項(xiàng)目范圍廣、功能點(diǎn)多，我們找客戶進(jìn)行局部范圍確認(rèn)的頻次較高，在里程碑點(diǎn)一般舉行較為正式的會議，非里程碑點(diǎn)一般通過當(dāng)面交流的方式，雖然這樣做增加了不少工作量，但對于最后一次性通過竣工驗(yàn)收非常有利。在范圍確認(rèn)時(shí)，對于局部范圍的確認(rèn)，我們主要是邀請客戶方、監(jiān)理方參與評審和測試；對于全局范圍的確認(rèn)，主要是由客戶方邀請第三方（按照該市政府的規(guī)定，為市電子政務(wù)項(xiàng)目專家組）進(jìn)行評審。

五、范圍控制

范圍控制就是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍變更的過程。該項(xiàng)目用戶范圍廣、功能多（涉及建設(shè)方工作的幾乎所有領(lǐng)域）的特點(diǎn)決定了該項(xiàng)目在開發(fā)過程中避免不了范圍的變更，在項(xiàng)目一開始我就很清楚，如果不做好范圍的控制，該項(xiàng)目很難在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，預(yù)算也必然超支，所以項(xiàng)目一開始我就高度重視范圍的控制工作。開始時(shí)我主要是在與客戶簽訂的合同上下功能，將經(jīng)過客戶方確認(rèn)的《項(xiàng)目范圍說明書》作為合同的附件附上，同時(shí)在合同正文上明確范圍變更的審批權(quán)限（即CCB由哪些人組成）和變更進(jìn)行的流程；在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，果然有很多人提出這個(gè)那個(gè)新需求，要求添加進(jìn)去，我讓他們提交書面申請，說明經(jīng)過批準(zhǔn)之后才能實(shí)施，開始的時(shí)候很多人認(rèn)為我們很難講話，開始不配合工作，我拿出很多時(shí)間與他們溝通，說明這樣做是為他們好。經(jīng)過苦口婆心的說明，部分客戶有所好轉(zhuǎn)，但有部分客戶很難講話，我的工作一度陷入困境，這個(gè)

時(shí)候我一方面對哪些“刁難的人”采用剛性的合同來“說話”，但更多的還是用“柔性”的溝通來解決存在的問題。功夫不負(fù)有心人，到項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候，大家都理解了我的做法，說我“做事很穩(wěn)，有路數(shù)”。

╳╳市物價(jià)信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目于2013年12月20日全部上線并順利通過了用戶的驗(yàn)收，在合同規(guī)定的日期前10天左右圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù)，至今已運(yùn)行一年多時(shí)間，運(yùn)行狀況良好，得到用戶的一致好評。在本項(xiàng)目的范圍管理中，我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗(yàn)：事先要有明確的計(jì)劃作為指導(dǎo)；關(guān)于范圍控制方面，一定要在項(xiàng)目正式開始前與用戶就變更的審批權(quán)限和變更的流程達(dá)成一致意見，最好能寫進(jìn)合同中（或簽訂補(bǔ)充協(xié)議作為合同的一部分），在項(xiàng)目進(jìn)行過程中一定要嚴(yán)格按照變更的規(guī)定流程進(jìn)行，要死死的扛住，多用溝通來化解客戶的不理解；必須在《項(xiàng)目范圍說明書》上多花一些時(shí)間，比如，把范圍確認(rèn)（驗(yàn)收）的標(biāo)準(zhǔn)事前就在《項(xiàng)目范圍說明書》中盡量說明清楚，并且經(jīng)過客戶確認(rèn)，這樣可以避免客戶當(dāng)事人（特別是政府部門的人）“不敢輕易簽字”的問題；WBS的分解最好讓執(zhí)行候選工作任務(wù)的當(dāng)事人參與，因?yàn)槲ㄓ袇⑴c，才有認(rèn)同。

項(xiàng)目雖然取得了不錯(cuò)的成績，但也存在需要改進(jìn)的地方，如：對項(xiàng)目邊界之外可能會有哪些工作描述得還是比較粗糙，如果能在《范圍說明書》中對不應(yīng)該包括在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的工作描述得更細(xì)一點(diǎn)，就可以很輕松地排除客戶的一些變更要求，避免一些無謂的爭執(zhí)；在范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)，常常因?yàn)榭蛻裘?，不能及時(shí)參與而耽誤了不少時(shí)間，對于這個(gè)問題，應(yīng)該找客戶方的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚地知道，客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理是需要投入很多時(shí)間在該項(xiàng)目上的，讓客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理專職（基本上很難）或?qū)㈨?xiàng)目的工作納入其主要（至少也是重要）工作事項(xiàng)和績效考核中，這樣項(xiàng)目經(jīng)理才有時(shí)間和積極性參與到項(xiàng)目中。

牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。